Met enige regelmaat krijgen onze medewerkers vragen over de voorraadtelling en voorraadcontrole. Om het u gemakkelijk te maken hebben wij een stappenplan voor u uitgewerkt.
Om te controleren of de administratie van de voorraad nog correct is, is het nodig om van tijd tot tijd de voorraad te tellen. Bij het tellen van de voorraad is het van belang deze te vergelijken met de voorraadaantallen die uit de administratie blijken. Wanneer er verschillen worden gevonden, dienen deze in de administratie gecorrigeerd te worden, zodat de administratie daarna weer met de werkelijkheid overeen komt.
Om dit proces van tellen en corrigeren in UNIT4 Multivers op een duidelijke en effectieve manier uit te voeren raden wij u aan om onderstaande stappen te volgen.
- Bepalen van het telmoment. Zeker wanneer er sprake is van grotere magazijnen is het van belang vooraf een telmoment in te plannen.
- Het tellen zelf: Om een getrouw beeld van de werkelijkheid te verkrijgen is het van belang dat de voorraad van een magazijn in één keer wordt geteld. Idealiter vinden er geen leveringen plaats vanuit de te tellen voorraad. Eventuele inkoop zou tijdelijk apart van de voorraad in het magazijn geplaatst moeten worden. Deze kan dan later na het tellen alsnog worden geboekt.
- Printen van tellijst: UNIT4 Multivers biedt de mogelijkheid om een ‘Voorraad tellijst’ te printen via Rapport | Voorraad | Tellijst. Deze lijst kan gebruikt worden voor het daadwerkelijk tellen van de voorraad. Op deze tellijst is per artikel ruimte voor het invullen van het getelde aantal.
- Voorraadadministratie: Het is van belang naast de tellijst een voorraadlijst te printen waarop de actuele voorraad staat vermeld. Deze lijst wordt geprint nadat alle voorraadmutaties in de administratie zijn ingevoerd die hebben plaatsgevonden, voorafgaand aan het tellen. Let er op dat er tijdens het uitvoeren van de telling geen voorraadmutaties plaatsvinden!
Om helderheid in de administratie te verkrijgen kunnen voorraadcorrecties het beste worden geboekt op een bepaalde datum, zodanig dat er op die datum geen andere mutaties worden ingevoerd. - Voorraadcorrectie: De getelde voorraad dient te worden vergeleken met de voorraadlijst vanuit UNIT4 Multivers. Afwijkingen worden op deze manier gesignaleerd. Wanneer er geen afwijking is tussen het getelde aantal en het aantal uit de voorraadadministratie hoeft niets te worden gedaan. Wanneer er echter verschillen worden gevonden, dienen deze in UNIT4 Multivers te worden aangepast aan de werkelijke situatie.
- Invoeren van correctieboekingen: Nadat de benodigde voorraadcorrecties zijn bepaald kunnen deze worden ingevoerd in UNIT4 Multivers. Zoals eerder aangegeven is het van belang om als boekingsdatum of mutatiedatum een datum te hanteren waarop geen overige mutaties worden ingevoerd. Wanneer een historische voorraadbepaling van belang is, dan is het essentieel dat aan deze voorwaarde wordt voldaan.