Direct iemand spreken: 0493-680685

We staan voor je klaar!

Vind hier snel het antwoord op uw vraag

Zoek op trefwoord voor meer gerichte antwoorden.

Hulp op afstand

We kijken wel even met u mee…

Webinar

Wilt u op de hoogte blijven van de laatste ontwikkelingen en mogelijkheden die wij u kunnen bieden? Schrijf u dan in voor één van onze webinars.

Trainingen

Alles leren van uw Unit4 Multivers software door een ervaren consultant? Wij bieden trainingen klassikaal in Asten, via het web en in company.

Bel ons: 0493 680681

Werkdagen van 8.30 uur – 17.00 uur

Hulp op afstand

Open een meewerkverbinding

Service Portaal

Supportvraag indienen, uw lopende vragen inzien en documentatie raadplegen.

De top 5…

Meest gestelde vragen

Kan ik direct updaten naar de nieuwste versie van Unit4 Multivers, als die beschikbaar komt?

Bij Unit4 Multivers Online klanten gaat dit vanzelf, u hoeft daar niets voor te doen. Klanten die niet online werken kunnen de updates over het algemeen gewoon volgen. Maakt u gebruik van Unit4 TaskManager of bepaalde koppelingen met een ander pakket? Informeer dan vooraf bij ons en/of de leverancier van het andere pakket. Als u zich afvraagt welke versie u nu heeft, open dan Unit4 Multivers en druk op F12.

Wat valt onder support en wanneer is het consultancy?

U vindt dit via deze link: http://service.unidis.nl/helpspot/index.php?pg=kb.page&id=227. In grote lijnen zijn korte, gerichte technische of functionele vragen support en uitgebreide uitleg/training, inrichting en het uitvoeren van installaties betaalde dienstverlening.

Kan ik gegevens importeren in Unit4 Multivers of een koppeling maken met een ander pakket?

Ja, dat kan. Import van bijvoorbeeld debiteuren, crediteuren, artikelen en inkoop-/verkoopboekingen is handmatig mogelijk met de module Import I (standaard in Unit4 Multivers XL, anders los te bestellen). Hierbij is belangrijk dat de bestanden precies voldoen aan de specificaties van Unit4 Multivers en dat er een importdefinitie gemaakt word. Afwijkende bestandsformaten en geautomatiseerde koppelingen zijn mogelijk met Unit4 TaskManager en de API. Informeer gerust bij ons naar de mogelijkheden, dit is altijd situatie afhankelijk.

Kan ik digitale facturen versturen met Unit4 Multivers?

Ja, dat kan in de meer recente versies van Unit4 Multivers. Soms zijn er wensen die met de standaardfunctionaliteiten niet mogelijk zijn. In dat geval biedt Unit4 TaskManager veel verdergaand digitaal factureren en debiteurenbeheer. Informeer gerust wat voor uw wensen de beste oplossing is, en welke inrichting ervoor nodig is.

Hoe kan ik mijn Unit4 Multivers (online) licentie opzeggen?

U dient te allen tijde schriftelijk (of per e-mail) op te zeggen met inachtneming van een opzegtermijn van 3 maanden.

  • Jaarabonnement: dan dient u 3 maanden voor de prolongatiedatum op te zeggen, anders loopt het contract nog 1 jaar door.
  • Maandabonnement: dan kunt u maandelijks opzeggen met een opzegtermijn van 3 maanden, volgend op de maand waarin de opzegging heeft plaatsgevonden.

Tips & trucs

Aanmaken nieuwe administratie

Binnen Unit4 Multivers kunt u meer als één administratie voeren. U kunt bijvoorbeeld een nieuw opgerichte BV of een holding in uw administratie opnemen.

Wanneer u een nieuwe administratie aanmaakt heeft u de volgende keuze mogelijkheden:

  1. een ‘leeg’ bedrijf’;
  2. een ‘demobedrijf”;
  3. een ‘modelbedrijf’.

 

Bij het aanmaken van een demonstratiebedrijf, wordt een administratie aangemaakt waarin de meeste stamgegevens al zijn ingevoerd. Zo zijn onder andere al boekjaren, dagboeken en het rekeningschema aangemaakt en is een aantal voorbeeldmutaties ingevoerd. U hebt hiermee de beschikking over voorbeelden van de inrichting en het werken met Unit4 Multivers . U kunt bijvoorbeeld de ingevoerde stamgegevens van het demonstratiebedrijf aanpassen en uitbreiden zodat u de specificaties van uw eigen administratie inbrengt. U hebt daarmee een ‘sjabloon’ gemaakt van uw eigen administratie. Maak dan vervolgens van dit sjabloon een ‘modelbedrijf’ aan. Een modelbedrijf is een sjabloon waarmee andere bedrijven kunnen worden aangemaakt.

Door van dit sjabloon een nieuw bedrijf (modelbedrijf) aan te maken, kunt u het vervolgens als uw eigen administratie gaan gebruiken. Er wordt met Unit4 Multivers ook altijd een modelbedrijf meegeleverd. Dit sjabloon wordt automatisch geselecteerd als u zelf nog geen eigen sjablonen hebt aangemaakt.

U gebruikt het aangemaakte modelbedrijf dan als startpunt van uw eigen administratie door een nieuw ‘modelbedrijf’ aan te maken op basis van het gemaakte sjabloon.

In een modelbedrijf zitten de gewenste stamgegevens en liggen de voornaamste elementen al vast (bijvoorbeeld de dagboeken, het rekeningschema, de grootboekrubricering, en de Btw-scenario’s). U kunt in een ‘eigen’ modelbedrijf al zoveel vastleggen als u zelf wilt.

U kunt ook een ‘leeg’ bedrijf aanmaken. Een leeg bedrijf heeft nog geen stamgegevens en u zult eerst alle stamgegevens moeten invoeren voordat u met de administratie aan de slag kunt. Wel kunt u hiermee uw administratie vanaf de start geheel naar uw wensen en eisen inrichten. Uiteraard kunt u ook van een op deze wijze ingerichte administratie een ‘modelbedrijf’ aanmaken en als sjabloon voor uw andere administraties gebruiken.

 

Start Unit4 Multivers

  1. Klik in het venster ‘Openen administratie’ op ‘Nieuw’, of maak de keuze ‘Nieuw’ in het menu ‘Bestand’. U kunt ook op onder de Unit4-knop of in de werkbalk ‘Snelle toegang’ klikken
  2. Geef het soortbedrijf op dat u wilt aanmaken.
  3. Vul na het aanmaken van het bedrijf direct het boekjaar en de bedrijfsgegevens in.
Het werken met processen i.p.v. taken

Vanaf Unit4 Multivers versie 10 is het mogelijk om te werken middels “processen” in plaats van “taken”. De processen zijn te vinden vanuit het tabblad Proces, dat u bovenin het scherm van Unit4 Multivers vindt.

Het voordeel van deze optie is de grafische weergave van de uit te voeren taken. Deze weergave bestaat uit “klikbare” knoppen, waarmee u direct naar de juiste taak gaat. De kans van het overslaan van een stap is hierdoor nihil.

Hieronder ziet u het voorbeeld van het proces “factuuropdrachten” in Unit4 Multivers. De blauwe pijlen zijn verplichte stappen en de groene pijlen zijn optioneel. Afhankelijk van de functionaliteiten in uw licentie krijgt u uw beschikbare opties te zien.

Onderin elk scherm ziet u nog handige snelkoppelingen naar functies van Unit4 Multivers die het u mogelijk maken taken aan te maken of rapportages op te roepen. Deze knoppen (en dus de mogelijkheden) verschillen per proces.

Berekening gemiddelde inkoopprijs (GIP)

Hoe wordt de verrekenprijs van een artikel berekend indien er met de gemiddelde inkoopprijs (GIP) als voorraadwaarderingssysteem gewerkt wordt?

De berekening is doorlopend en onafhankelijk van een periode en/of boekjaar. Bij een goederenontvangst wordt aan de hand van het aantal goederen wat op dat moment op voorraad ligt en de inkoopprijs waarvoor deze nieuwe ontvangst geboekt wordt, opnieuw de verrekenprijs berekend.

Een voorbeeld:

De voorraad van het artikel wordt als beginbalans ingeboekt in UNIT4 Multivers. 10 stuks met een GIP van € 10,- Deze prijs moet in dit stadium zelf berekend/bepaald worden. Dan is de GIP van dit artikel dus € 10,- (Berekening: 10stuks * € 10) / 10 stuks)

Er wordt daarna een inkooporder geplaatst voor 5 stuks tegen een inkoopprijs van € 20. Bij het boeken van deze goederenontvangst wordt de totale voorraad van dit artikel 15stuks. De gemiddelde inkoopprijs is met deze ontvangst herberekend naar: € 13,33 (Berekening: 10stuks* € 10) + (5stuks * € 20) / 15 stuks)

Er worden 2 stuks verkocht. Deze verkoop heeft geen invloed op de GIP. De voorraad van het artikel is uiteraard wel afgenomen met 2 stuks. Er liggen nu 13 stuks van het artikel op voorraad.

Er wordt nu wederom een inkooporder geplaatst voor 10stuks tegen een inkoopprijs van € 20,- . Bij het boeken van deze goederenontvangst wordt de totale voorraad van dit artikel 23stuks. De gemiddelde inkoopprijs is met deze ontvangst herberekend naar: € 20,58 (Berekening: 13stk * € 13,33) + (10stk * € 30)/

De algemene formule voor het berekenen van de GIP is dus:

(Huidige voorraad * GIP) + (aantal ontvangst * inkoopprijs)
————————————————————–
Huidige voorraad + aantal ontvangst

Maken van een back-up via Unit 4 Multivers

1.     Sluit vooraf de eventueel openstaande administratie in Unit4 Multivers met ‘Bestand | Sluiten’.
2.     Open ‘Beheer | Veiligstellen database’.
3.     Geef aan of u een gebruikersadministratie (administratiegegevens) wilt veiligstellen of de
besturingsgegevens. De gebruikersadministratie is de de database van de administratie
(bijvoorbeeld mvl00003 + het logbestand). De besturingsgegevens zijn de pakketinstellingen die
gelden voor alle gebruikers (dus niet de gebruikersinstellingen per werkstation) en de formulieren
(mvlmain + het logbestand).

Let op!
Alleen de gebruiker ‘SYSTEEM’ kan de besturingsgegevens veiligstellen. U moet dan in Unit4 Multivers inloggen als gebruiker ‘Systeem’.

4.     Geef aan op welke locatie u de veilig gestelde bestanden wilt laten opslaan. U kunt de bestanden lokaal of op een server opslaan.

Let op!
U kunt met [Bladeren] een lege map (directory) selecteren. Deze lege map moet eerst op de harde schijf worden aangemaakt. Dit moet buiten Unit 4 Multivers om gebeuren.
U kunt slechts één backup in een directory opslaan. Wanneer Unit 4 Multivers in de opgegeven directory al een backup-bestand aantreft, krijgt u hiervan een melding.

5.     Wanneer u een oud veiliggesteld bestand van dezelfde administratie bewust wilt overschrijven, selecteert u de optie “Bestaande bestanden overschrijven”.

Klik op [OK] om de bestanden veilig te stellen. De geselecteerde database wordt weggeschreven naar een backup-bestand op de door u aangegeven locatie met de naam “Mvlxxxxx.bkp” of “Mvlxxxxx.bk4”, waarbij “xxxxx” het nummer van de administratie is, dus bijvoorbeeld ‘Mvl99999.bkp’ of ‘Mvl99999.bk4’. Het bijbehorende *.logbestand wordt ook naar de gekozen directory gekopieerd.

Let op!
Het *.bkp-bestand/bk4-bestand en het “logbestand” moeten altijd bij elkaar blijven om de backup nog te kunnen gebruiken. Zonder het logbestand kan een back-up binnen Unit 4 Multivers niet teruggezet worden. Het *.bkp/*.bk4-bestand en het logbestand moeten van dezelfde datum en tijd zijn. Het is ook mogelijk dat er meerdere logbestanden aanwezig zijn. Deze logbestanden moeten altijd bijelkaar blijven, samen met het *.bkp/bk4-bestand!!

Terugplaatsen van administratie

Er is in Unit4 Multivers een speciaal programma beschikbaar om veilig gestelde bestanden (administraties of besturingsgegevens) terug te zetten zodat u gewoon verder kunt werken in uw administratie, met de beschikbare gegevens vanaf het moment waarop de administratie veiliggesteld werd. Een back-up kan alleen teruggezet worden als deze ook in Unit4 Multivers is gemaakt.

Let op!
Er mag niemand meer in de terug te plaatsen administratie aan het werk zijn (Multi-user omgeving). U krijgt de vraag om een eventueel openstaande administratie te sluiten. Open ‘Beheer | Terugplaatsen database’.

  1. U kunt kiezen voor het terugzetten van een administratie (bijvoorbeeld MVL00002 + het bijbehorende logbestand) of van de besturingsgegevens (mvlmain.bkp + het bijbehorende logbestand). U kunt ook een gecomprimeerde back-up vanaf een externe schijf of vanuit een lokale map terugplaatsen.
  2. Geef aan op welke locatie de back-upbestanden staan. Dit kan lokaal of op een server zijn.

Let op!
Unit4 Multivers zoekt naar zowel de veilig gestelde database als de bijbehorende logfile. Zonder de bijbehorende logfile kan de administratie niet worden teruggezet en zult u de hulp in moeten roepen van de Servicedesk van Unidis.

  1. Klik op OK. Nu verschijnt de vraag of u de bestaande database wilt overschrijven.
  2. Klik op Ja om de back-up terug te zetten. Nadat de back-up is teruggezet sluit het programma automatisch.

Als Unit4 Multivers de bestanden op de opgegeven locatie niet kan vinden of wanneer het logbestand ontbreekt, krijgt u hiervan een melding.

U kunt de administratie dan niet terugzetten. Controleer of het back-up-bestand en het bijbehorende logbestand op de opgegeven locatie staan.

Let op!
Bij het terugplaatsen van een administratie hoeft het administratienummer niet te bestaan. Er is de mogelijkheid om onderaan een vink aan te zetten, “afwijkend administratienummer”. Hiermee kun je dan een ander administratienummer gebruiken dan de originele administratie.

 

Kennisbank onderdelen

Jaarafsluiting

Klik hier om naar het document te gaan waarin de stappen van de jaarafsluiting beschreven worden.

 

Telebankieren

Voordat u gebruik kunt maken van Telebankieren met Unit4 Multivers moet u een aantal onderdelen inrichten. Binnen de kennisbank leggen wij u uit hoe de verschillende onderdelen van invloed zijn op het werken met en de werkwijze van het telebankieren. Klik hier.

Online ODBC driver

Voor Unit4 Multivers Online is een speciale ODBC-driver ontwikkeld. Ook voor het pakket Unit4 Accounting is deze driver beschikbaar.
U kunt hiermee online koppelingen leggen naar uw administratie met een Open Data Base Connectivity-koppeling (ODBC), zodat u uw administratiegegevens kunt gebruiken in externe programma’s als Microsoft Word® of Microsoft Excel®. Klik hier voor meer informatie.

Unit4 Management Monitor

Klik hier voor uitleg bij het opstarten van de Unit4 Management Monitor.

 

Mailen vanuit online omgeving

Hoe werkt het mailen vanuit de online omgeving en met Office 365. Klik hier voor meer informatie.

Heeft u een andere vraag of ergens hulp bij nodig? Ik help u graag.

Neem contact met mij op voor ondersteuning.

Nick Roost

Servicedeskmedewerker

0493-680681