Als startende ondernemer komt er veel op je af, allerlei vragen komen in je op waarvoor je op zoek gaat naar antwoorden. Ook je administratie is daar een onderwerp van, een noodzakelijk kwaad, maar daardoor niet minder belangrijk.
Ben ik verplicht een administratie bij te houden?
Ja, dat ben je verplicht. Hoe je dat doet dat bepaal je natuurlijk zelf. Als je administratie maar aan de wettelijke eisen voldoet. Er zijn verschillende mogelijkheden om je administratie bij te houden. De eerste keuze is het uitbesteden of het zelf doen.
Waar moet een administratie aan voldoen?
Het is verplicht om alle gegevens van je onderneming vast te leggen, op papier of digitaal. Bijvoorbeeld:
- Kassabonnen
- Facturen
- Inkoop-verkoopboek
- Bankafschriften
- Correspondentie
- Agenda en afspraken
- Ontvangen facturen
- Belastingen, zowel btw als inkomstenbelasting
Maar denk bijvoorbeeld ook aan het registeren van je uren, als je recht wilt hebben op startersaftrek) of het bijhouden van een rittenregistratie als je zakelijk een auto wilt rijden.
Bewaartermijn
Je moet de gegevens van je administratie minimaal 7 jaar bewaren. Hieronder vallen in ieder geval:
- Debiteuren- en crediteurenadministratie
- In- en verkoopadministratie
- Grootboek
- Voorraadadministratie
- Loonadministratie
Papier of digitaal?
Tegenwoordig gaat bijna alles digitaal. Toch ben je dan geneigd om facturen uit te printen en in een map te stoppen. Dat mag, maar als je iets digitaal ontvangt, moet je het ook digitaal bewaren.
Kijk voor meer informatie eens op de website van de belastingdienst
Ben ik verplicht een accountant in te huren?
Nee niet alle ondernemers zijn verplicht een accountant of boekhouder in te huren. Wanneer wel?
Grote bedrijven zijn verplicht een goedgekeurde accountantsverklaring bij de jaarrekening te voegen. Maar dat geld niet voor zzp’ers.
Het opstellen van een jaarrekening is niet verplicht voor eenmanszaken. Je bent wél verplicht aangifte inkomstenbelasting te doen, dit vraagt om een overzichtelijke administratie. Het bijhouden van je administratie met een softwarepakket, zorgt dat je administratie compleet is en voorkomt boetes.
Kan ik de administratie ook deels zelf doen?
Ja dat kan, je kunt er ook in overleg met je accountant of boekhouder afspreken, dat jij je inkoop- en verkoopfacturen inboekt en je accountant de inkomstenbelasting en btw aangifte doet. Dit gebeurt veel. Zeker als starter is alles nieuw en onbekend, het is daarom belangrijk om feeling te krijgen bij je cashflow. Hoeveel komt er binnen en hoeveel gaat er uit. Heb ik een opdracht wel goed begroot? Of zijn de inkoopkosten hoger uitgevallen? Door het (deels) zelf te doen, heb je inzicht in de financiële situatie van je bedrijf en zul je minder snel voor verassingen komen staan.