Zelf boekhouden of uitbesteden? Dat is de vraag! Je bent namelijk niet in alle gevallen verplicht om een accountant of administratiekantoor in de arm te nemen. Maar wat is het verschil tussen een accountant en administratiekantoor? En welke dienstverleningsvormen zijn er? In dit artikel zetten we de belangrijkste zaken op een rij.
Waarom is boekhouden zo belangrijk, het is toch niet mijn vak?
Ook als boekhouden niet je vak is heb je er toch mee te maken. Er zijn drie hoofdredenen waarom je boekhouding belangrijk is:
- De Belastingdienst eist (wettelijk) een goede boekhouding. Geen goede boekhouding? Dan heb je kans op boetes en naheffingen.
- Financiers willen een juiste boekhouding kunnen inzien om te beslissen of ze je geld willen lenen. Een rommelige of onjuiste administratie is een enorme rode vlag voor banken en financiers.
- Jouw ‘vermogen’ om te ondernemen. Je kunt tenslotte alleen goede beslissingen nemen als je weet hoe je er voor staat.
Zelf boekhouden of uitbesteden
Je kunt zelf je boekhouding doen, eventueel na een training. Zeker met de boekhoudpakketten van vandaag de dag wordt je heel erg geholpen om zelf alles bij te houden. Toch kunnen er ook redenen zijn om het helemaal of gedeeltelijk uit te besteden. Bijvoorbeeld:
- Je hebt zo weinig affiniteit met boekhouden dat je er gewoon niet mee bezig wilt zijn, of je schat de kans laag in dat je tot een goede administratie zult komen. Geen probleem, ieder zijn vak.
- Je wilt je helemaal richten op je eigen vak en niet bezig zijn met andere zaken, of je hebt er geen tijd voor.
Gebruik je de gegevens uit je administratie intensief (bijvoorbeeld om te bepalen wanneer je in moet kopen, om te sturen op cijfers zoals omzet, kosten, doorlooptijden etc)? In dat geval moet je administratie altijd actueel zijn en zal de vertraging te groot zijn als je deze periodiek laat verwerken door een externe dienstverlener.
Administratiekantoor of accountantskantoor?
Er zijn globaal twee soorten dienstverleners: administratiekantoren en accountantskantoren. Iedereen mag een administratiekantoor openen. Het is dus aan jou zelf om te bepalen of er goed opgeleide en ervaren mensen bij zo’n kantoor werken. Dat is meestal wel het geval in Nederland trouwens. De tarieven liggen vaak lager dan bij een accountant. Accountant Administratieconsulent (AA) en Register Accountant (RA) zijn beschermde titels. Alleen na het behalen van opleidingseisen én het volgen van doorlopende bijscholing mag je een dergelijke titel dragen. Accountants mogen wettelijk ook een aantal werkzaamheden uitvoeren die aan hen voorbehouden zijn, zoals het goedkeuren van jaarrekeningen en het uitvoeren van controle werkzaamheden. Goedkeuring van de jaarrekening en controles door accountants zijn overigens alleen verplicht bij grotere bedrijven. Accountantskantoren zijn regelmatig duurder dan administratiekantoren, hoewel dat niet altijd zo is omdat zij meer kunnen investeren in efficiency en automatisering en daardoor een lage kostprijs behalen.
Dienstverleningsvormen
- Alles door de dienstverlener: je levert je stukken (inkoopfacturen, verkoopfacturen etc) in waarna ze voor jou geboekt worden. Vaak gebeurt dat achteraf in de btw aangiftemaanden. De gegevens in je administratie zijn dan zelden actueel.
- Zelf de administratie voeren, maar de accountant kan je systeem inzien, controleert regelmatig en corrigeert boekingen als dat nodig is.
- Een combinatie van deze beiden: je inkopen boek je met behulp van scan-en herkensoftware, je maakt facturen die direct in de boekhouding komen en de accountant verwerkt de bank. Zo kan je administratie wekelijks of zelfs dagelijks actueel zijn.
- Je voert de administratie helemaal zelf en de accountant controleert alleen aan het einde van het jaar of bij het maken van de jaarstukken. Je moet dan wel behoorlijk goed weten wat je doet: als je fouten maakt komen die pas aan het einde van het jaar aan het licht. Mogelijk heb je dan al verkeerde afdrachten gedaan voor de BTW of andere belastingen.Maar als dat tijdig geconstateerd wordt, kan dat zonder problemen worden gecorrigeerd.
Er zijn voor al deze vormen verschillende betaalmodellen: per uur, per boekstuk of op basis van een vaste prijs per jaar. Zorg voor duidelijke afspraken met je dienstverlener.
Kiezen
Zowel een administratiekantoor als een accountant zijn idealiter voor jou adviseur en vraagbaak als het aankomt op financiële vraagstukken. Let dus naast de prijs en de bij jou passende dienstverleningsvorm (zie hierboven) ook vooral op of het klikt en of de dienstverlener jou en je branche begrijpt. Voor je boekhoudpakket geldt: kijk wat voor jou prettig werkt, of je er gemakkelijk de juiste informatie uit kunt krijgen en of de leverancier van het pakket goed bij jou past. Zij adviseren je tenslotte over de automatisering van je administratie. Heb je vragen of opmerkingen? Laat het ons weten!