Anno 2019 zijn er diverse manieren om online facturen te ontvangen en te verwerken. In dit artikel leggen we de verschillen tussen UBL en PDF facturen onder het vergrootglas.
UBL
UBL staat voor Universal Business Language en is ontwikkeld door Ministerie van Economische Zaken. Een UBL factuur is opgemaakt in een standaard bestandsformaat waar de gegevens altijd uniform in staan. Hierdoor is een UBL 100% nauwkeurig. Een UBL factuur maakt het mogelijk om factuurdata van het ene boekhoudpakket naar het andere boekhoudpakket te sturen. De UBL factuur kan direct ingelezen worden, zónder handmatige invoering.
Om een factuur te automatiseren moet een computer begrijpen welke gegevens er op de factuur staan. Daarom worden alle gegevens van een UBL-factuur in een XML-bestand opgebouwd, waarbij ieder gegeven aan een code gekoppeld wordt. Aan de hand van deze code kan een factuur- of boekhoudprogramma het bestand lezen en de factuurgegevens herkennen. Je hoeft dus zelf de factuur niet meer te verwerken in het programma, dat doet de software voor je. Je stuurt zodoende een UBL-factuur rechtstreeks naar het boekhoudprogramma van je klant. Deze factuur komt dan als boekingsvoorstel in het pakket van je klant. De klant hoeft dan alleen nog maar het boekingsvoorstel te controleren en te accorderen voor betaling. Dit zorgt voor een supersnel facturatieproces, waarbij je veel tijd bespaart!
Toch wordt een UBL-factuur vaak samen gestuurd met een PDF-factuur, omdat een PDF een visueel voorbeeld weergeeft van het document.
Een PDF (Portable Document Format) factuur kan door de meeste (boekhoud)programma’s met documentherkenning grotendeels herkend worden, omdat het document digitaal is opgemaakt. Wanneer een factuur ingescand wordt, kan deze ook opgeslagen worden als PDF. Echter, wordt de factuur door het scannen een afbeelding. De herkenning, ook wel OCR genoemd, wordt dan minder nauwkeurig doordat herkenning van letters en cijfers bepaald moeten worden.
E-facturen
Steeds meer softwarepakketten bieden de mogelijkheid om UBL-facturen aan te maken, te versturen en te verwerken. De Rijksoverheid verplicht het al enige tijd, maar per 18 april 2019 zijn alle overheden verplicht om e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken. Voor de duidelijkheid: een e-factuur is een UBL bestand, géén PDF bestand. De overheid wil alleen nog via het beveiligde Peppol netwerk facturen ontvangen. Lees hier meer over e-factureren via Peppol.
De PDF-facturen zijn echter nog niet verdwenen. Vaak wil de consument een visuele factuur en geeft hij daardoor de voorkeur aan een PDF-factuur. Ook kan het zo zijn dat men nog geen software heeft om een UBL-factuur mee te maken of te boeken. Of de software kan het wel, maar de gebruiker is daarvan niet of onvoldoende op de hoogte.
Beide manieren van online factureren spelen dus in op diverse behoeftes in de financiële communicatie.