De rijksoverheid verplicht het al enige tijd, maar de algehele verplichting tot e-facturen gaat in per 18 april 2019. Dat betekent dat de Rijksoverheid, de decentrale overheden en alle andere aanbestedingsplichtige organisaties per 18 april 2019 e-facturen moeten kunnen ontvangen en verwerken in Europees formaat. Deze facturen in UBL-formaat wil men alleen nog via het beveiligde Peppol-netwerk ontvangen. In dit artikel vertellen we je meer over Peppol, wat het is, hoe het werkt en wat redenen zijn om je aan te sluiten op het Peppol-netwerk.
Wat is Peppol?
Peppol is de afkorting van ‘Pan-European Public Procurement Online’. Het is een netwerk dat wordt gebruikt door verschillende Europese overheden, dienstverleners en particuliere bedrijven. Via het Peppol-netwerk kun je eenvoudig, veilig en efficiënt door heel Europa elektronische (UBL) facturen kunt verzenden naar en ontvangen van bedrijven en overheden. Met een Peppol-ID kun jij als organisatie ook e-facturen versturen en ontvangen via dit netwerk.
Wat is een e-factuur?
E-facturen zijn géén PDF facturen. Een e-factuur is een digitaal UBL bestand dat rechtstreeks van boekhouding naar boekhouding wordt gestuurd. UBL staat voor Universal Business Language en is een standaard bestandsformaat waar alle factuurgegevens, ongeacht de leverancier, altijd uniform in staan. Doordat alles standaard en uniform is, is het mogelijk dat verzender en ontvanger facturen kunnen uitwisselen zónder handmatige invoer.
Wat is een Peppol-ID?
Met een Peppol-ID kunnen bedrijven en overheden elkaar automatisch identificeren. Een Peppol-ID bestaat uit een uniek ID-nummer, zoals:
- Een KvK-nummer (bedrijf) of OIN-nummer (overheidsidentificatienummer van een overheidsinstantie)
- Een Btw-nummer;
- Een IBAN-nummer
Voorbeeld Peppol-ID: NL:KVK:12345678
Dankzij deze ID-nummers zijn er geen misverstanden meer over wie de verzenders en de ontvangers zijn. Spookfacturen zijn hierdoor niet meer mogelijk.
Hoe werkt Peppol?
Als de administratie van zowel de verzender als de ontvanger geregistreerd is op het netwerk, wordt de elektronische factuur direct naar de boekhouding van de ontvanger gestuurd. Om toegang te krijgen tot het Peppol-netwerk moet je als bedrijf eerst een validatieproces ondergaan om de legitimiteit te laten controleren.
Waarom Peppol?
Er zijn goede redenen om als je bedrijf, maar ook als ZZP’er, te registreren op het Peppol-netwerk. Vooral zekerheid en veiligheid zijn dé voordelen.
Facturen komen met zekerheid aan
Met Peppol stuur je een factuur direct naar de boekhouding van de ontvangende partij, dus niet naar een fysieke postbus of een e-mailbox. Zo weet je zeker dat je factuur op de juiste plek bij je klant arriveert.
Wettelijke verplichting
Sinds 1 januari 2017 is het voor leveranciers die factureren aan de (centrale) overheid verplicht om dit via een beveiligd netwerk te doen. Per 18 april 2019 is dit voor alle overheden verplicht.
Snellere factuurverwerking
Doordat facturen direct in de administratie van de ontvanger terecht komen, zijn er geen handmatige handelingen meer nodig en zal de factuurverwerking sneller verlopen. De kans wordt daarmee groter dat de klant je facturen ook sneller zal betalen.
Geen spookfacturen
Spookfacturen zijn erg vervelend en bijna niet te onderscheiden van echte facturen. Binnen het Peppol-netwerk zijn alle verzenders en ontvangers gevalideerd en is het versturen of ontvangen van spookfacturen een stuk lastiger.
Peppol-ID aanvragen
Een Peppol-ID kun je aanvragen via een Acces Point. Verschillende bedrijven zijn een gecertificeerd Assces Point, zoals Storecove en Unit4 Bedrijfssoftware (tegenwoordig bekend als Software Gemak).
Werk je met Multivers?
Wij kunnen ervoor zorgen dat je bij Unit4 Bedrijfssoftware een Peppol-ID kunt aanvragen.