Er zijn diverse redenen waarom een creditnota wordt geboekt. Een creditnota of creditfactuur is het tegenovergestelde van een normale factuur. In UNIT4 Multivers (Small, Medium) wordt een creditnota op dezelfde plek ingevoerd waar ook een normale factuur wordt ingevoerd. Hieronder volgen enkele aanwijzingen voor het invoeren van een creditnota
Financiële boeking (Inkoopboek of verkoopboek)
1. Voer de bedragen in voorafgegaan door een‘-’ teken. Een bedrag van 100,00 wordt dus ingevoerd als -100,00
Opdracht(facturering/verkoop)
1. Wanneer er artikelen worden gebruikt, vul dan een negatief aantal in. Het eindbedrag wordt dan vanzelf ook negatief. Voer een aantal van bijv. 5 in als -5
2. Wanneer een tekstregel wordt gebruikt, dus zonder artikel, vul dan het bedrag negatief in.
3. Wanneer een voorraadartikel wordt gecrediteerd, dan wordt bij het verwerken van de creditnota de voorraad bijgeboekt. Wanneer dit niet de bedoeling is, is het nodig om via een voorraadmutatie de voorraad van de creditnota af te boeken.
Urenregistratie
1. Maak via de urenregistratie een negatieve uurboeking bij de betreffende medewerker(s). Na het goedkeuren van de uren en het verwerken daarvan wordt een opdracht aangemaakt in de vorm van een creditnota.
Projectadministratie
1. Regieproject: Voer een negatieve projectmutatie in. In geval de urenregistratie wordt gebruikt, zie hierboven. Bij het factuur advies en bij factureren projecten worden de negatieve projectmutaties meegenomen en kunnen als zodanig gefactureerd worden.
2. Aangenomen werk project: Vul een negatief bedrag in als termijn. Deze termijn kan vervolgens worden gefactureerd.
Als deelnemer van ons klantenprogramma ‘Optimaal Digitaal’ beschikt u over het programma Credit+ (niet voor Basic en Lite). Met dit programma is het eenvoudig om een creditnota te genereren op basis van een bestaande factuur. Dit heeft betrekking op facturen die zijn ingevoerd als opdracht (facturering/verkoop).
In het programma Credit+ kan een bestaande factuur worden gezocht. Zodra deze gevonden is kan een nieuwe opdracht worden aangemaakt met dezelfde regels, waarbij de aantallen of bedragen negatief worden ingevoerd. Tevens heeft u met Credit+ de mogelijkheid om de factuur te dupliceren zodat u nog minder handwerk hoeft te verrichten.