Om de kosten van een factuur te kunnen spreiden over verschillende perioden kun je gebruik maken van de optie uitgestelde kosten. Dit kan handig zijn voor het boeken van kosten die jaarlijks betaald worden, maar die je wilt verdelen over meerdere periodes waar deze kosten betrekking op hebben. Denk bijvoorbeeld aan kosten voor verzekeringen of abonnementen.
Deze functionaliteit kan per administratie worden aangezet in de instellingen. Je kunt vervolgens in het boekingsscherm van Basecone kosten spreiden over verschillende periodes.
Administratie instellingen
Voordat je gebruik kunt maken van deze functionaliteit in het boekingsscherm van Basecone, dient deze te worden aangezet in de instellingen van de administratie. Je kunt deze vinden door te gaan naar instellingen > administraties > acties (bewerken) > tabblad instellingen.
Deze instelling staat standaard op nee en kan per administratie geactiveerd worden door een gebruiker met de rol van supergebruiker, accountant of boekhouder mkb.
Kosten spreiden in het boekingsscherm
Als de uitgestelde kosten in de instellingen zijn geactiveerd, dan zal in het boekingsscherm de optie uitgestelde kosten beschikbaar zijn.
Als je het vinkje uitgestelde kosten aanzet, verschijnen per boekingsregel de velden vanaf en t/m. Hier kun je de begindatum en einddatum instellen van de tijd range waarover je de kosten wilt spreiden.
Als de factuur geboekt wordt, dan worden in het boekhoudpakket de kosten automatisch verdeeld over de periodes die vallen in de tijd range die ingevuld is.
Als de factuur geboekt wordt en de boekingsregels opgeslagen, wordt deze optie opgeslagen en de volgende keer opnieuw getoond bij deze leverancier. De periodes zijn wel variabel en zal je elke keer opnieuw moeten invullen. Eventueel kun je bij de leveranciers in de administratie instellingen deze instelling ook aanzetten en opslaan als boekingsregel.
Aandachtspunten Unit4
Om gebruik te maken van uitgestelde kosten in Unit4, zullen in Unit4 instellingen voor “Permanence” moeten worden ingericht door speciale “Permanence” grootboekrekeningen aan te maken. Vergeet niet om de relatiecodes te koppelen aan deze grootboekrekeningen en het dagboek “Permanence” aan te maken.
Klik hier voor een instructiefilmpje van Unit4 om “Permanence” op de juiste manier in te richten. Basecone ondersteunt deze functionaliteit zoals deze ook mogelijk is binnen Unit4.
Bron: Basecone