Door: Janko Elstgeest

Gegevens zijn eigenlijk gewoon weetjes, nice to know. Pas als ze een praktisch nut hebben worden gegevens informatie. ‘Het is vandaag 18 graden’ is een gegeven. ‘Morgen is er 90% kans op regen’ is informatie voor iedereen die van plan is zijn buitenschilderwerk te gaan doen.

Is de gemeente Rotterdam een inefficiënte organisatie?

Een voorbeeld over hoe moeilijk het kan zijn om gegevens om te zetten in informatie, is de vergelijking tussen het aantal ambtenaren per aantal inwoners. De gemeente Rotterdam heeft 11.000 FTE in dienst, de gemeente Eindhoven maar 1.800. Logisch, Rotterdam is veel groter. Toch? Maar als je het omrekent heeft Rotterdam 1 ambtenaar per 56 inwoners en Eindhoven 1 per 133 inwoners.

Het ligt voor de hand om dan te stellen dat de gemeente Rotterdam waarschijnlijk een inefficiënte organisatie is. Toch hoeft dat helemaal niet zo te zijn. Misschien huurt de gemeente Eindhoven wel veel meer externen in, of besteedt het veel meer werk en diensten uit. Pas als je dat  in ogenschouw neemt, kom je in de richting van informatie waarmee gemeentes zich kunnen vergelijken. En dan nog binnen bepaalde grenzen: Appingedam heeft slechts 75 ambtenaren op 12.000 inwoners (1 op 160 dus) maar daar speelt lang niet zoveel grootstedelijke problematiek als in Rotterdam of Eindhoven. Het beste zou zijn om de vergelijking te doen in inwoners per ambtenaar per omvangklasse van gemeentes.

Kijk niet alleen naar een statistiek

In jouw bedrijf is het waarschijnlijk minder groot en complex dan in het voorbeeld hierboven. Dat neemt niet weg dat er genoeg kansen én valkuilen zijn met informatie. Een statistiek wordt vaak als ‘waar’ aangenomen zonder uitgebreid naar de context te kijken. Een bekend voorbeeld is dat van een organisatie waar de omzet groeit en op basis daarvan een vacature plaatst. Je wil de bedrijven niet de kost geven die op basis van een dergelijke reflex te veel mensen aannemen en dus meer kosten maken dan nodig.

Wil je een groeiende omzet vertalen naar personeelsconsequenties, dan zou je bijvoorbeeld de trend in je omzet kunnen vertalen naar een groeiprognose. Zo heb je een beetje houvast voor wat je de komende jaren kunt verwachten. En je zou de verhouding tussen je omzet en het aantal medewerkers kunnen bewaken.

Groeit het aantal medewerkers harder dan de omzet, dan heb je een indicatie dat er mogelijk iets uit de pas loopt. Het is trouwens altijd aan te bevelen om eerst te kijken hoeveel ‘lucht’ er nog in je huidige bezetting zit voor je die uit gaat breiden. Tijd vult zich en ook al lijken mensen de hele dag bezig, meestal zit er ruimte om ingesleten processen en patronen te optimaliseren.

Geen vast recept

Hoe zorg je dat je wel gebruik maakt van informatie zonder in de valkuil van halve waarheden te stappen? Daar is geen vast recept voor. Persoonlijk vind ik nieuwsgierigheid de beste oplossing.

Als je jezelf altijd blijft afvragen wat er achter een getal zit en welke factoren van invloed zijn, kom je bijna vanzelf in de verdieping terecht die je echt waardevolle inzichten heeft. Zeker als je af en toe praat met mensen die je business snappen en die verstand hebben van cijfers en informatie, vallen de puzzelstukjes snel op hun plaats.