Door: Inge van Lieshout

Boekhoudsoftware, je wordt er niet blij van en het kost relatief veel geld. Dus waarom zou je het gaan gebruiken? Dat is een vraag die bij veel ondernemers speelt. Toch zijn er genoeg reden te benoemen waarom het zeker is aan te bevelen om zelf boekhoudsoftware te gebruiken.

 

Allereerst en misschien wel de belangrijkste reden, is dat het bijhouden van een administratie wettelijk verplicht is. Dus leuk of niet, boekhouden moet als ondernemer! Boekhoudsoftware maakt deze verplichte bijkomstigheid in ieder geval een stuk gemakkelijker. Je kunt het e.e.a. natuurlijk ook in Microsoft Excel bijhouden, maar het gebruik van speciale software heeft een aantal voordelen.

Snelheid

Administratie is vaak een tijdrovende en terugkerende klus. Je verricht elke keer dezelfde handelingen en toch doe je ze telkens opnieuw. Door gebruik te maken van software kun je gebruik maken van lay-outs waarmee facturen automatisch gegenereerd worden op basis van de artikelen of uren die je invoert. Je hoeft niet te knippen en plakken en hebt geen last van teksten die verspringen. Kortom je kunt terugkerende taken sneller uitvoeren, zonder ergernissen en per saldo ben je minder tijd kwijt aan je administratie.

Automatische berekeningen

Als je offertes, facturen of andere zaken administratief aan het invoeren bent en je doet dat handmatig, dan is het narekenen belangrijk. Je wilt tenslotte geen fouten maken in je berekening en dat communiceren met je klant om dat vervolgens weer te moeten corrigeren. Met boekhoudsoftware worden op basis van ingevoegde tarieven en btw-percentages, automatisch berekeningen gemaakt. Maar ook je omzetbelasting wordt automatisch berekend. Dit scheelt veel tijd, je voorkomt fouten en het werkt vele malen gemakkelijker.

Actueel inzicht in de cijfers

Stel, je boekt je inkopen en maakt facturen vanuit je boekhoudsoftware. Je hebt een een bankenkoppeling en zorgt dat je bankmutaties automatisch worden gematcht. Dan heb je altijd actueel inzicht in de financiële situatie van je bedrijf. Vandaag de dag is het ondenkbaar en vooral erg onpraktisch als je dit niet hebt. Zo weet je bijvoorbeeld altijd of je kunt investeren of andere uitgaven kunt doen, welke klanten nog moeten betalen en wat je daar nog van mag verwachten. Je weet hoe financieel gezond je onderneming is.

Altijd up-to-date met nieuwe fiscale regels

Zo nu en dan veranderen er fiscale regels, denk aan de wijziging in btw-percentages. Met een boekhoudpakket hoef je daar zelf niets voor te regelen, de leverancier komt met een update, waarmee je alles automatisch kunt omzetten naar de juiste regels.

Altijd toegang doordat je administratie online staat

Doordat de meeste softwarepakketten online staan, kun je altijd en overal bij je administratie. Dat betekent dat je zelfs onderweg betalingen kunt doen, facturen kunt maken en versturen naar klanten. En dat je, als je bij een klant bent, kunt zien hoeveel hij bij je afgenomen heeft en of hij zijn facturen heeft voldaan of niet. Je kunt ook je accountant toegang geven zodat hij je administratie kan controleren en bijwerken, waardoor je veel efficiënter samenwerkt.

Aangiftes sneller én zelf doen

Als ondernemer moet je elk kwartaal en één keer per jaar inkomstenbelasting doen. als je in de basis je boekhoudsoftware goed hebt ingericht in afstemming met je accountant, dan is het doen van een aangifte niet meer dan een druk op de knop.

 

Hulp nodig bij het kiezen van boekhoudsoftware?

Download de gratis checklist waarin de de belangrijkste keuzes op een rij hebben gezet.