Als u werkt met de module Vaste activa staat in het veld ‘Laatste afschrijvingsperiode’ de periode aangegeven waarin de afschrijvingen zijn doorgeboekt.
Let op!
Hebt u in een administratie met 13 of minder periodes extra afschrijvingen geboekt, dan kan het maximumaantal periodes niet meer dan 13 zijn. Moet het maximumaantal periodes in dat boekjaar meer dan 13 zijn, dan moet u eerst de extra afschrijvingen verwijderen voordat u het maximumaantal periodes verhoogt.
In het veld ‘Hoogste boekingsperiode’ moet u de hoogste periode opgeven waarin nog afgeschreven mag worden. De afschrijvingen, extra afschrijvingen en herinvesteringen kunnen dan niet in een hogere periode geboekt worden dan in dit veld is opgegeven. Hiermee kunt u in een boekjaar 15 periodes aanmaken en toch periode 12 als hoogste boekingsperiode voor vaste activa opgeven. Is in het veld Hoogste boekingsperiode 0 ingevuld, dan wordt gekeken naar wat is opgegeven bij de optie ‘Incl. correctieperiode’.
Controle op de boekingsdatum
Onthoudt standaard de laatst geboekte boekingsperiode en zal een volgende transactie automatisch in de laatst gebruikte periode voorstellen / boeken. Dat kan problemen opleveren na correctieboekingen of bij het werken in twee boekjaren. Daarom kunt u een periode-indeling ingeven per boekjaar. Hebt u dit gedaan, zal controleren of een boekings-/factuurdatum binnen de opgegeven boekingsperiode valt. Is dit niet het geval, verschijnt een waarschuwing. U kunt deze waarschuwing negeren en toch opslaan. U kunt er ook voor kiezen om de boekingsperiode aan te passen aan de boekings-/factuurdatum of andersom zal de ingestelde periode onthouden en de volgende boeking in deze periode willen boeken.
Het laatst gebruikte boekjaar en periode worden in UNIT4 Multivers per administratie opgeslagen in de registry. Hierdoor wordt ook het boeken in een verkeerd boekjaar en een verkeerde periode voorkomen en kunt u met meerdere administraties werken waarvan het boekjaar en de boekingsperiode verschillend zijn.
Afsluiten
Selecteert u de optie ‘Voorlopig’, dan kunt u na het uitvoeren van het programma ‘Boekjaar afsluiten’ in het oude boekjaar nog boekingen maken. Administraties kunnen onbeperkt open blijven staan; een oud jaar hoeft dus niet definitief afgesloten te worden.
Werkt u met de module ‘Vaste activa’, dan kunt u een voorlopige jaarafsluiting uitvoeren, terwijl nog niet alle afschrijvingen doorgeboekt zijn. Als u later alsnog de afschrijvingen doorboekt, dan kunt u het boekjaar opnieuw voorlopig afsluiten. De wijzigingen worden dan doorgevoerd naar het nieuwe jaar. Alleen als u een bepaald jaar van een administratie wilt verwijderen, of als de jaarrekening gereed is en u wilt ervoor zorgen dat er in dat jaar niet meer geboekt wordt, dan moet u het betreffende boekjaar definitief afsluiten. Daarvoor kiest u hier de optie ‘Definitief’; in het betreffende boekjaar kan dan niet meer geboekt worden. Werkt u met de module ‘Vaste activa’ en kiest u voor de optie ‘Definitief’, dan moeten de afschrijvingen via de menukeuze ‘Taken | Vaste activa | Afschrijven’ doorgeboekt zijn. Er verschijnt bij het selecteren van de optie ‘Definitief’ dan de vraag ‘Hebben alle afschrijvingen op de vaste activa plaatsgevonden’.
Optie
Door het selecteren van de optie ‘Doorboeken complete beginbalans’ worden de totalen van alle balansrekeningen en het saldo van de winst-en-verliesrekening doorgeboekt naar de beginbalans van het nieuwe boekjaar. Dit geldt echter niet voor het doorboeken van de Vaste Activa.
Als u in het nieuwe boekjaar al handmatige beginbalans-boekingen hebt gemaakt, worden deze de eerste maal overschreven. Elke daaropvolgende keer dat u een voorlopige boekjaar-afsluiting draait met het doorboeken van de volledige beginbalans, blijven de handmatige beginbalansboekingen bewaard. Deze zult u dan dus handmatig moeten tegenboeken.
Als u het boekjaar voorlopig afsluit, en u selecteert de optie ‘Doorboeken openstaande posten’, dan worden geen vaste activa mee overgenomen naar het nieuwe jaar. Selecteert u deze optie bij een voorlopige afsluiting en u hebt al een keer eerder met ‘Afsluiten boekjaar’ of met de ‘Jaarwissel’ de complete beginbalans doorgeboekt, dan worden de activa in het nieuwe jaar verwijderd als er geen mutaties voor de betreffende activa aanwezig zijn.
Nieuwe afschrijvingsvoorschriften per 01-01-2007
Door de nieuwe wettelijke regeling voor het afschrijven op Vaste Activa in 2007 (zie de Release Notes van 7.3) is er voor de jaarovergang van boekjaar 2006 naar 2007 de optie ‘Herwaardering afschrijvingspercentages’ beschikbaar. Met deze optie kunt u bij een boekjaarovergang de afschrijvingspercentages opnieuw laten berekenen, zodat deze in het nieuwe boekjaar voldoen aan de nieuwe wet. Is er bijvoorbeeld een activum van het groepstype ‘Overige’ dat in 3 jaar afgeschreven moest worden en nog niet compleet is afgeschreven, dan wordt het afschrijvingspercentage zo aangepast, dat in de nog komende jaren niet binnen 3 jaar wordt afgeschreven, maar binnen 5 jaar.
Als u de optie ‘Herwaardering afschrijvingspercentages’ selecteert, dan worden de afschrijvingspercentages opnieuw berekend voor het nieuwe jaar.
Let op:
Voordat u de jaarwissel uitvoert, moet u er dus voor zorgen dat al in boekjaar 2006 bij de activahoofdgroepen het juiste groepstype is geselecteerd. Als u een jaarwissel achteraf uitvoert, dan worden de activa in het nieuwe jaar verwijderd en opnieuw overgenomen. Hierdoor worden aangepaste percentages en WOZ-waardes in het nieuwe boekjaar dus overschreven.