Unit4 Multivers kent een zogenaamde inkoop-verkoopkoppeling. U kunt vanuit een verkooporder automatisch een inkooporder laten aanmaken als er van een verkocht product te weinig op voorraad ligt en er dus meer besteld is dan er geleverd kan worden. Als er reeds een inkooporder aanwezig is van de betreffende leverancier kan de inkoop ook automatisch aan die bestaande inkooporder worden toegevoegd.
Als u van deze mogelijkheid gebruik wenst te maken let dan even op de volgende zaken:
– Is het gebruik van de inkoop/verkoop koppeling ingeschakeld? Controleer dit via Onderhoud – Algemene gegevens – Bedrijfsparameters bij de rubriek ‘Orderverwerking’. Plaats indien nodig een vinkje bij ‘gebruik inkoop/verkoop koppeling’.
– Zorg ervoor dat bij alle in te kopen artikelen minstens een leverancier is gekoppeld. Indien er meerdere leveranciers zijn, geef dan aan welke de voorkeur geniet. Deze gegevens zijn in te geven via het menu Onderhoud – Artikel/Diensten – Artikel/Diensten, tabblad Inkoop.
Het koppelen van verkooporders aan inkooporders (of het automatisch aanmaken van nieuwe inkooporders) kan op twee manieren. Het kan direct vanuit de verkooporder gebeuren, of achteraf via het menu Taken – Voorraadbeheer – Koppelen verkoop-inkoop. De meeste tijd bespaart u door inkopen direct vanuit verkooporders te laten genereren.
Hoe werkt het direct vanuit een verkooporder?
– Tijdens het invoeren van een verkooporder wordt per regel bepaald of er gebruik kan worden gemaakt van de inkoop/verkoopkoppeling. Deze mogelijkheid is beschikbaar indien het aantal bestelde artikelen hoger is dan het aantal te leveren artikelen. Wanneer dit het geval is, bestaat de mogelijkheid om een vinkje te plaatsen in de kolom ‘Inkopen’. Alleen wanneer u handmatig een vinkje plaatst in de kolom ‘inkopen’ wordt er gebruik gemaakt van de koppeling.
– Wanneer de verkooporder wordt opgeslagen en er zijn een of meerdere vinkjes geplaatst in de kolom ‘Inkopen’, dan wordt het scherm ‘Koppeling verkoop-inkoop’ geopend. In dit scherm wordt aangegeven op welke manier de inkooporder(s) worden aangemaakt. Indien er al een of meerdere inkooporders voor een leverancier aanwezig zijn, kan een keuze worden gemaakt om deze inkopen daaraan toe te voegen. Het is ook altijd mogeiljk om toch te kiezen voor een nieuwe inkooporder. Wanneer u op de ‘F1’ toets drukt, kunt u meer informatie lezen over de mogelijkheden in dit scherm.
– Wanneer u vanuit dit ‘koppeling verkoop-inkoop’ scherm kiest voor ‘opslaan’, dan worden een of meerdere inkooporders aangemaakt, of worden een of meerdere inkopen toegevoegd aan bestaande inkooporders.
De inkoop/verkoop koppeling achteraf
Het is mogelijk om de inkoop/verkoop koppeling achteraf te activeren. Dit kan op twee manieren:
– Mogelijkheid 1: De betreffende verkooporder kan worden opgevraagd om deze te wijzigen. In de kolom ‘Inkopen’ kunnen alsnog een of meerdere vinkjes worden gezet. Bij het opslaan van de verkooporder wordt de procedure zoals hierboven is omschreven geactiveert.
– Via Taken – Voorraadbeheer – Koppeling verkoop-inkoop. Het scherm dat nu verschijnt is hetzelfde scherm dat zich opent bij het opslaan van een verkooporder. Het enige verschil is, dat de verkooporder hier eerst nog opgevraagd dient te worden. Zodra u een in aanmerking komende verkooporder heeft geselecteerd kan de koppeling tot stand worden gebracht.