Door de voorraad te tellen aan het einde van het jaar, kan in het nieuwe jaar gestart worden met een voorraad die geheel overeenkomt met de situatie zoals aanwezig in uw magazijn(en).
LET OP!
In UNIT4 Multivers kunt u de huidige voorraad raadplegen. UNIT4 Multivers kent geen historische voorraad. Wilt u na achteraf de voorraad van 1 januari raadplegen zult u deze moeten uitdraaien voor de eerste boeking in het nieuwe jaar (via de rapporten). Of u kunt een kopie van de administratie maken ook voor de eerste boeking van het nieuwe jaar.
Het tellen en corrigeren van de voorraad gaat via onderstaande stappen:
1. Uitprinten van een voorraad tellijst (of meerdere voorraad tellijsten)
Via menu Rapport / Voorraadbeheer / Voorraad tellijst kan een voorraad tellijst worden uitgeprint. Deze tellijst kan per magazijn worden uitgeprint. Bij het opvragen van de lijst kan eerst een selectie worden opgegeven (indien gewenst) van artikelen of artikelgroepen. Vervolgens is er de keuze om de lijst te sorteren op artikelnummer of locatie. Tenslotte kan er worden ingesteld of het gewenst is de huidige voorraad wel of niet af te drukken.
2. Het tellen van de voorraad
Het tellen van de voorraad kan per artikel worden bijgehouden op een voorraad tellijst. Dit kan op twee manieren. U kunt ervoor kiezen om de huidige voorraad op de lijst af te drukken zoals op dat moment in Unit 4 Multivers bekend is. In dit geval hoeven alleen afwijkingen te worden genoteerd. De tweede mogelijkheid die u heeft is om de huidige voorraadgegevens niet af te drukken. In dit geval dient bij elk artikel het werkelijke aantal in voorraad genoteerd te worden. Een voordeel van deze methode is dat tellers niet worden afgeleid door de huidige voorraad aantallen. Een nadeel van deze werkwijze is dat de benodigde correcties na het tellen alsnog bepaald zullen moeten worden.
3. Het boeken van de voorraadmutaties
Het boeken van de voorraadmutaties gaat via menu Taken / Voorraadbeheer / Invoeren voorraadmutaties. Kies vervolgens links een dagboek en kies rechts voor ‘Voorraadmutaties’. Geef eerst de juiste periode en boekingsdatum aan. Een transactie en documentnummer worden automatisch gegenereerd.
Per regel kan de voorraad van één artikel worden gemuteerd in één magazijn. Vul voor elke regel een artikelnummer en magazijn in. Vul vervolgens, indien gewenst, de omschrijving en het ‘Aantal Af’ of ‘Aantal Bij’ in. Vervolgens dient een grootboekrekening opgegeven te worden. Op deze grootboekrekening worden de voorraadverschillen geboekt. Tenslotte kan, indien vereist, een kostenplaats of dossier worden ingevoerd.
Na het uitvoeren van bovengenoemde stappen is de voorraad in het pakket gelijk aan de werkelijk getelde voorraad.