Bij het starten met een nieuwe administratie in UNIT4 Multivers is het van belang dat een beginbalans wordt ingevoerd. Een beginbalans bestaat o.a. uit:
·         Kas- en banksaldi;
·         Vorderingen op debiteuren;
·         Schulden aan crediteuren;
·         Schulden op lange termijn (leningen);
·         Eigen Vermogen.

De punten hier boven zijn slechts voorbeelden. Voor meer informatie over uw beginbalans kunt u het beste contact opnemen met uw accountant.

Voordat u begint met het invoeren van de beginbalans is het van belang dat er o.a. grootboekrekeningen en dagboeken zijn aangemaakt. In elk geval is er een grootboekrekening “Tussenrekening beginbalans” nodig. Deze dient gekoppeld te worden in menu “Onderhoud / Relatiecodes”.

De grootboekrekening “Tussenrekening beginbalans” wordt gebruikt als tegenrekening voor alle boekingen die gedaan worden op de beginbalans.

Wanneer er boekingen worden ingevoerd voor de beginbalans is het van belang dat het vinkje “beginbalans” wordt aangezet.

·         Het invoeren van kas- en banksaldi

Het invoeren van de beginsaldi voor kas of bank wordt gedaan in het dagboek van die betreffende kas of bank. Het invoeren van het beginsaldo in een kasboek of bankboek gaat als volgt:

·         Selecteer in het takenscherm het juiste dagboek. Er opent zich een nieuw leeg scherm waar een nieuwe boeking kan worden ingevoerd. In bovenstaand voorbeeld wordt een bedrag van 1500,– geboekt in de beginbalans. Als tegen rekening wordt, zoals eerder genoemd, de Tussenrekening beginbalans” gebruikt. Na afloop kan de boeking via het diskette symbool worden opgeslagen.

·         Het invoeren van debiteuren- en crediteuren posten in de beginbalans.

1.     Het invoeren van deze debiteuren- en crediteuren posten gebeurt in het verkoop- of inkoopboek. Het van belang dat het vinkje ‘beginbalans’ is aangezet. Kies voor het tabblad Inkoop of Verkoop.


2.     Voer het factuurnummer in;
3.     Voer de factuurdatum in;
4.     Voor het debiteuren/crediteurennummer in;
5.     Voer de vervaldatum in;
6.     Voer het factuurbedrag in. Zoals u ziet hoeft u geen boekingsregels in te voeren.
7.     In bovenstaand voorbeeld is een openstaande post van 250,– ingevoerd voor een debiteur. De tegenrekening “Tussenrekening beginbalans” is bekend omdat deze in de “Relatiecodes” is ingevoerd. De verzamelrekening “Debiteuren” is ook aangegeven in de “Relatiecodes”.

Bij het invoeren van een beginbalans heeft BTW geen functie. Tijdens het invoeren kan de tabtoets gebruikt worden om naar een volgend veld te gaan.
8.     Sla de boeking op

Het invoeren van crediteuren posten in het inkoopboek verloopt op dezelfde wijze zoals hierboven beschreven. Dan wordt uiteraard het inkoopboek gebruikt.

·         Overige beginbalans boekingen

De ‘overige’ boekingen kunnen worden ingevoerd in een memoriaal dagboek. Het invoeren van een memoriaalboeking in de beginbalans verschilt niet van het invoeren van een memoriaalboeking in het algemeen. Het enige verschil hierin is dat het vinkje “beginbalans” aan moet staan.
·         Een debetpost wordt dus debet ingeboekt, een creditpost wordt credit ingeboekt.
·         Er kunnen meerdere balans posten in een memoriaalboeking worden ingevoerd.
·         Wanneer de balans posten zijn ingevoerd dient het verschil tussen debet en credit (indien aanwezig) te worden geboekt op de “Tussenrekening beginbalans”.

·         Controle

Nadat alle beginbalans boekingen zijn ingevoerd  kan gecontroleerd worden of de beginbalans in evenwicht is. Dit kan op twee manieren. Ten eerste kan het door eenvoudigweg de beginbalans op te vragen via “Rapport / Grootboek / Proef- en saldibalans”. Geef hier middels een vinkje aan dat ook de beginbalans moet worden getoond. Een tweede manier om te controleren of de beginbalans in evenwicht is, is het nakijken van de grootboekrekening “Tussenrekening beginbalans”. Het saldo van deze rekening dient precies 0 te zijn. Als dit niet het geval is dan zijn er waarschijnlijk fouten gemaakt bij het invoeren van de beginbalans.