Om de intrastataangifte te kunnen indienen is het nodig dat alle verkopen aan EU-buitenlandse klanten, maar ook inkopen bij EU-buitenlandse leveranciers geregistreerd worden op de intrastataangifte. Elk artikel dient dan aan een goederencode gekoppeld te worden. In UNIT4 Multivers is het mogelijk om deze goederencodes te koppelen aan artikelen. Wanneer deze artikelen worden ingevoerd in een verkoopopdracht, dan worden de goederencodes die in de stamgegevens van deze artikelen zijn ingevoerd automatisch meegenomen in de intrastat aangifte.
Wanneer een inkooporder of goederenontvangst wordt ingeboekt, is dit niet automatisch het geval. Aan de inkoopzijde is een specifieke manier van invoeren nodig om ervoor te zorgen dat de goederencodes toch automatisch worden ingevuld.
Wanneer het gewenst is dat de goederencodes aan de inkoopzijde automatisch worden meegenomen voor de intrastataangifte is het van belang dat er in het inkoopboek gebruik wordt gemaakt van de knop Voorraad. Alleen als de inkooporder op deze manier aan de inkoopboeking gekoppeld wordt, worden de goederencodes automatisch mee overgenomen. Dit betekent dat er in dit geval dus ook geen gebruik gemaakt hoeft te worden van het afstemregister, dit gebeurt tegelijkertijd vanuit het inkoopboek. Om verwarring te voorkomen zou gebruik kunnen worden gemaakt van een apart inkoopboek. Dit is echter niet noodzakelijk.
Het invoeren van de inkooporder kan op dezelfde manier plaatsvinden zoals gebruikelijk. Tijdens het invoeren van de inkoopfactuur is het echter de bedoeling om na het invoeren van de kopgegevens van de boeking te kiezen voor de knop Voorraad. Hier zal de voorraadboeking snel gevonden worden. Openstaande inkooporders worden hier automatisch getoond. Na het selecteren van de juiste inkooporder, wordt er automatisch een boekingsregel ingevoerd in het inkoopboek. De inkoopboeking is nu meteen verrijkt met de juiste gegevens voor de intrastataangifte en kan worden opgeslagen.
Op deze manier is dus de goederenontvangst en het afstemmen in een keer vanuit het
inkoopboek gedaan. Hiermede wordt uiteraard de journaalpost uitgebreider vanuit het inkoopboek, echter de journaalpost van zowel de voorraadmutatie als het afstemmen vervallen.