Unit4 Multivers kent, behalve het werken met relatiecodes en journaalcodes die het boeken automatiseren, verschillende opties voor het intelligent boeken. Dit wil zeggen dat het programma u op intelligente wijze ondersteunt bij het invoeren van boekingen en dat u de boekingen dus sneller en effectiever kunt invoeren.
Unit4 Multivers kent de volgende mogelijkheden:
1. Automatisch voorstellen van de juiste grootboekrekening
2. Aanvullen van de referentie of omschrijving
3. Zoeken in de grootboekmutaties
4. Zoeken in opdrachten
5. Zoeken in offertes
1. Automatisch voorstellen van de juiste grootboekrekening (bij boekingen in de dagboeken Kas, Bank, Giro en Memoriaal en in het inkoop- en verkoopboek als de omschrijving als eerste wordt ingevuld)
U kunt voor iedere grootboekrekening trefwoorden, of delen van trefwoorden, vastleggen (in ‘Onderhoud | Rekeningschema’). Als dit trefwoord voorkomt in een omschrijving die u in het boekingsprogramma invult, dan stelt het programma automatisch de betreffende grootboekrekening voor.
Als u bijvoorbeeld het trefwoord ‘Salaris’ (of zelfs ‘Salar’) invult voor de rekening ‘Lonen en salarissen’, en u vult bij de boeking als omschrijving ‘Salaris maart’ in, dan stelt Unit4 Multivers automatisch de rekening ‘Lonen en salarissen’ voor. Dit bespaard u veel zoekwerk en vermindert de kans op fouten.
Als een deel van een trefwoord aan meer dan één rekening gekoppeld is, dan kunt u in het veld ‘Rekening’ met de rechter muisknop de eerste vijf rekeningen opvragen die dit trefwoord hebben.
Trefwoord direct aan een rekening koppelen
In de boekingsprogramma’s kunt u een woord of meerdere woorden uit de omschrijving direct als trefwoord aan de grootboekrekening toevoegen.
1. Selecteer het gewenste woord of de gewenste woorden door met de muis hier overheen te slepen en klik op de rechter muisknop. Boven in het nieuwe venster verschijnen het gekozen trefwoord en de rekening, u ziet bijvoorbeeld de optie met de tekst ‘Salaris’ koppelen aan rekening: 4000′
2. Kies voor deze optie. Het gekozen trefwoord wordt aan de rekening gekoppeld. U kunt dit controleren door de rekening op te vragen in ‘Onderhoud rekeningschema’ en te kijken bij ‘Trefwoorden’.
In ‘Onderhoud rekeningschema’ kunt u een trefwoord voor een rekening eventueel weer verwijderen.
2. Aanvullen van de referentie (omschrijving) bij boekingen in de inkoop- en verkoopboeken, de Kas-, Bank- en Giroboeken en het Memoriaalboek.
Unit4 Multivers ‘onthoudt’ welke referentie er voor een debiteur of crediteur gebruikt is. Als u een nieuwe boeking invoert voor dezelfde debiteur of crediteur, dan kunt u direct een keuze maken uit de referenties die al een keer gebruikt zijn. Het programma ‘vult’ de referentie meteen aan, waardoor u zich veel typewerk kunt besparen. Alle referenties van de betreffende crediteurenfacturen of debiteurenfacturen worden ‘gelezen’.
U maakt bijvoorbeeld voor een debiteur veel gebruik van de tekst ‘Naar aanleiding van uw order’. Voor een nieuwe boeking hoeft u dan in het veld ‘Referentie’ bijvoorbeeld alleen maar de tekst ‘naar’ te typen (afhankelijk van het feit of er meerdere referenties zijn die met deze tekst beginnen), de rest van de tekst wordt door Unit4 Multivers aangevuld. De referentie wordt op de boekingsregel als omschrijving voorgesteld, als u het veld activeert.
Omschrijvingen die u in een boekingsregel invult, blijven voor de andere boekingsregels beschikbaar tijdens de boeking. Bij volgende boekingen zijn alleen de referenties beschikbaar.
U kunt een bestaande referentie/omschrijving op de volgende manier opvragen:
door de eerste letter(s) van de referentie in te typen wordt de referentie/omschrijving automatisch aangevuld. Hoe meer letters u typt, des te nauwkeuriger wordt de voorgestelde referentie/omschrijving. U kunt de voorgestelde referentie overnemen door op <Tab> te drukken en naar het volgende veld te gaan of u kunt verder gaan met typen als u een andere referentie wilt hanteren, of u vraagt de bestaande referenties/omschrijvingen op door te klikken op de schuifpijl naast het vak ‘Referentie’ of ‘Omschrijving’. Vervolgens kunt u de gewenste referentie selecteren.
Als u een nog niet-bestaande referentie intypt, wordt deze toegevoegd aan de lijst met referenties.
3. Zoeken in de grootboekmutaties (voor alle dagboeken)
Als u wilt weten hoe een boeking de vorige keer precies ingevoerd was, dan kunt u zeer snel zoeken in de aanwezige grootboekmutaties.
U kunt het zoekvenster op drie manieren opvragen:
Klik in het veld ‘Rekening’ op de rechter muisknop en kies in het venster voor ‘Zoeken in grootboekmutaties’, of
kies in het menu ‘Bewerken’ voor ‘Grootboekmutaties zoeken’, of klik op ‘Grootboekmutaties zoeken’ in de standaardbalk.
Nu verschijnt het venster ‘Grootboekmutaties zoeken’, waarin u een groot aantal zoekcriteria kunt opgeven.
4/5 Zoeken in de opdrachten (factuur- en verkoopopdrachten) en offertes
U kunt geavanceerd zoeken in uw opdrachten en offertes.
Klik in ‘Info Opdrachten’ of ‘Info Offertes’ op . U kunt dan op verschillende criteria zoeken (zie de online helpteksten voor een nadere uitleg).