Door het inlezen van het elektronische bankbestand gaat u de gegevens van de bankbetalingen rechtstreeks inlezen in Unit 4 Multivers. Het telebankbestand kan zowel betalingen van debiteuren bevatten als betalingen die u aan crediteuren gedaan hebt. Beide soorten betalingen kunnen binnen Unit 4 Multivers automatisch verwerkt worden. Het bestand wordt eerst omgezet in een leesbaar bestand. Daarna wordt het bestand met de betalingen bij het inlezen leeg gemaakt om te voorkomen dat de betalingen twee keer ingelezen en verwerkt worden. Tenslotte probeert Unit 4 Multivers de betalingen te koppelen aan de openstaande posten van de debiteuren en of crediteuren.
In het bankboek van de bank waarvan u de elektronische mutatie wilt openen en matchen, is het tabblad ‘Elektronische mutaties’ opgenomen. Hierin opent u het bestand dat u van de bank hebt ontvangen. De mutatieregels worden dan ingelezen.
Het importeren van bankafschriften en het matchen van de mutaties
1. Open het bankboek van de bank waarvoor u de elektronische mutaties wilt ophalen en ga naar het tabblad ‘Elektronische mutaties’.
2. Klik op ‘openen’ en blader naar de map waarin het bestand staat. Unit 4 Multivers stelt zelf de map voor die u voor de bankbestanden hebt opgegeven bij de bankgegevens.
3. Selecteer het bestand en klik vervolgens op ‘Openen’. De mutatieregels worden nu ingelezen. Aan de hand van de grote van het bestand kan het voorkomen dat het inlezen wat meer tijd zal kosten.
4. Klik op ‘Automatisch matchen om het matchen te starten. Nu worden alle mutaties gematcht aan de hand van de ingestelde opties en in de opgegeven volgorde. De resultaten van de match worden zichtbaar op het scherm. Onder in het scherm kunt u door een veld bij een of meer icoontjes te deselecteren, bepalen welke matches u wilt zien (bijvoorbeeld alleen de redelijke matches).
Let op!
Als u na het automatisch matchen in het scherm een of meer mutaties (regels) ‘kwijt’ bent, controleer dan eerst of u een filter hebt ‘aanstaan’ en deze status niet getoond wordt.
Mutaties apart matchen
U kunt de mutaties stuk voor stuk aanpassen door op het tabblad ‘Elektronische mutaties’ op de mutatie te dubbelklikken of u selecteert een mutatie en klikt op ‘Details’. Dan verschijnt een scherm waarin u de match kunt aanpassen:
Op basis van de mogelijkheden die de mutatie biedt kunt u uit mogelijke manieren van matchen (Matchcriteruim) kiezen. Selecteer een van de mogelijkheden. U ziet dan welke kenmerken gevonden zijn en de gevonden factuur wordt getoond. Als u met de match akkoord gaat, selecteert u het veld ‘Goedkeuren’ en klikt op ‘OK’ U keert dan terug in het eerste scherm waar de betreffende mutatie het label ‘Goedgekeurd’ heeft gekregen. Als u niet akkoord bent met een voorgestelde match of Unit 4 Multivers heeft geen match kunnen vinden, kunt u nog handmatig matchen.
Handmatig matchen
Als u een mutatie selecteert wordt de knop ‘Handmatig matchen’ actief. Als u hierop klikt, kunt u de mutatie maken of bewerken, of u kunt handmatig betalingsverschillen afboeken (via ‘Betalingsdetails’). Aan de hand van het bedrag (betaalt of ontvangen) opent het tabblad Crediteuren of Debiteuren. Alleen de geselecteerde mutatie is zichtbaar. De overige mutaties zijn ‘verborgen’.
Op het tabblad zijn dan twee knoppen aanwezig. Met ‘Gereed’ wordt de gemaakte mutatie verwerkt en keert u terug naar het tabblad ‘Elektronische mutaties’. Met ‘Annuleren’ keert u terug zonder dat de mutatie verwerkt wordt.