Om diverse redenen kan het voorkomen dat dezelfde inkoopfactuur per abuis nogmaals wordt ingeboekt. Om te voorkomen dat deze dubbele invoer onopgemerkt blijft en de factuur mogelijk dubbel wordt betaald is er vanaf UNIT4 Multivers versie 8.1 een controle op dubbele invoer voorzien.
Deze controle werkt via het ‘betalingskenmerk’. Wanneer u ervoor zorgt dat u in het veld ‘betalingskenmerk’ steeds het factuurnummer van de inkoopfactuur invoert, zal UNIT4 Multivers een waarschuwing geven wanneer eerder een inkoopfactuur werd ingevoerd met hetzelfde factuurnummer. Deze waarschuwing zal meteen worden getoond nadat u het veld ‘betalingskenmerk’ heeft ingevuld.
De melding die dan wordt getoond is: ‘Dit betalingskenmerk is al bekend. Mogelijk boekt u deze factuur voor de tweede keer’. Daarna kunt u ervoor kiezen het boeken te annuleren, het betalingskenmerk aan te passen, of de gewoon verder te gaan met het inboeken van de factuur.