Op één dag krijg je heel wat informatie te verwerken. Via besprekingen, telefoongesprekken, e-mail, whatsapp, social media, televisie, radio, kranten, tijdschriften, nieuwsfeeds, enzovoort. Met wat voor soort informatie heb je als ondernemer te maken en hoe zorg je dat je er niet dusdanig in verdrinkt dat je niet meer aan jouw werk toekomt?

Wat zijn de belangrijkste oorzaken van informatie-overload?

Je denkt vast wel eens dat je aan informatie-overload lijdt. Niet verrassend, waarschijnlijk waar en je bent zeker niet de enige. Veel mensen voelen zich meer en meer overspoeld door zeeën van informatie.

 

  • Het internet –overal en altijd toegang tot informatie. En dat is verleidelijk.
  • E-mail /Social Media – via deze wegen komt er de hele dag door informatie binnengedruppeld. Meestal irrelevante!
  • Hieruit voortvloeiend: het gemak om heel veel mensen heel veel informatie toe te sturen. Het kost niks, dus er wordt niet meer nagedacht wie de informatie moet hebben, maar iedereen die de informatie nodig zou kunnen hebben, krijgt die ook. En dus worden bijvoorbeeld rapporten en onderzoek informatie niet ingekort zodat de volgende persoon alleen de belangrijke/relevante delen ontvangt, maar wordt de hele bulk doorgestuurd.
  • Slechte informatie. Bijvoorbeeld: ellenlange stukken complexe tekst, onduidelijk geschreven teksten en incorrecte informatie. Dit is een steeds groter probleem aangezien iedereen zomaar alles op internet kan zetten. Dit vereenvoudigt het zoeken naar relevante en correcte informatie niet bepaald.

Wat kun je doen om niet bedolven te worden?

  • Sneller stoppen met zoeken. Eenmaal aan het onderzoeken bestaat al snel de neiging om meer en meer te willen weten en/of af te dwalen naar zijdelings relevante informatie. Houd steeds in gedachten wat je moet weten en stop met informatie verzamelen die leuk is om te weten. Stel hele harde prioriteiten.
  • Focus op kwaliteit, niet op kwantiteit. Let op de bron en de kwaliteit van de informatie. Veel informatie die je tegenkomt en ontvangt draagt helemaal niets bij aan jouw werkzaamheden, is irrelevant, slecht geschreven of simpelweg onjuist. Filter!
  • Stop met multitasken. Focus je op één taak tegelijk. Dit helpt om niet af te dwalen en meer informatie te verzamelen dan je wilt of nodig hebt.
  • Zet je telefoon, internet, e-mail, deurbel eens helemaal uit. Op deze manier kun je je beter concentreren en meer gedaan krijgen met minder informatie.
  • Ga online documenten delen. Dit is handig als je bijvoorbeeld samen aan een project werkt. Sla alles op in voor iedereen toegankelijke mappen. Zo hoef je niet alles continu door te sturen maar kan iedereen direct bij de informatie die voor hem of haar op dat moment van belang is.
  • Rust uit! Ga na een drukke werkdag niet verder met informatie verwerken maar ga juist iets heel anders doen. Uit eten, naar de sauna, op bezoek, een spelletje doen, een boek lezen. Maak je hoofd leeg. Zo komt die stapel informatie de volgende dag niet over als de Mount Everest maar als een klein hobbeltje en dus met gemak aankunt.
  • Delegeer! Niemand hoeft alles te weten. Ook jij  niet. Als je maar weet waar je de betreffende informatie indien nodig op kunt zoeken of wie deze wel heeft. Werk je samen, maak ieder teamlid dan verantwoordelijk voor een bepaald deel van de informatie.

Wat kun je zelf doen?

  • Kort je eigen teksten in. Een beknopte e-mail is veel waardevoller dan een lange vol uitweidingen. Hetzelfde geldt voor rapporten. En notulen.
  • Wees direct. Stel concrete vragen zodat de ander op zijn beurt een kort, helder antwoord kan geven.
  • Stel een tijdlimiet in. Doe dit voor vergaderingen, telefoongesprekken, zakelijke bijeenkomsten. Zo dwing je jezelf en de ander snel ter zake te komen, er niet van alles en nog wat bij te halen en bij het te bespreken onderwerp te blijven

Lees het e-book

Vul onderstaand je gegevens in en je ontvangt de link in uw mailbox.