Het is belangrijk een goede administratie op te zetten en bij te houden, bij voorkeur digitaal. Omdat je als ondernemer wettelijk verplicht bent. Het vergemakkelijkt de belastingaangifte, maar helpt je ook om overzicht te houden op wat er in jouw bedrijf gebeurt en snel bij te kunnen sturen. Als ZZP’er of MKB’er is het belangrijk om dit vanaf het begin goed bij te houden.

 

In feite moet de administratie alle gegevens van jouw onderneming bevatten. Niet alleen verkoopfacturen, inkoopfacturen en bankafschriften, maar ook tussentijdse berekeningen, financi­ële aantekeningen, contracten, agenda’s en correspondentie. Hoe je dat doet (in ordners of digi­taal of een combinatie) mag je zelf bepalen, maar houd wel rekening met onderstaande punten!

Bonnen en facturen

Door gebruik te maken van software kun je makkelijk en overzichtelijk, bonnen en facturen digitaal bewaren. Maak van bonnen een foto, zoals scan en herken, zodat deze direct in de administratie worden verwerkt en deze met je bankmutaties worden gematcht. Zo hoef je deze niet meer in ordners te bewaren en handmatig in te boeken.

Facturen die je maandelijks via portalen zoals Ziggo of bol.com ontvangt, kun je automatisch laten ophalen en desgewenst ook direct in jouw administratie laten verwerken. Zo heb je al je bonnen en facturen direct op de juiste plaats opgeslagen, kun je niets meer kwijtraken of vergeten en hoeft jouw accountant alleen de boekhouding te controleren.

Ook door je facturen op te stellen in software en digitaal te versturen, sla je ze op en worden deze

automatisch weggeboekt zodra je een betaling binnenkrijgt. Hiermee heb je inzicht en grip op je openstaande posten en krijg je facturen sneller betaald.

 

Rittenregistratie

Met een sluitende rittenadministratie kun je aantonen dat je niet meer dan 500 kilometer privé hebt gereden met een zakelijke auto. Maak je gebruik van een systeem met het Keurmerk

Ritregistratiesystemen, dan gaat de Belastingdienst er vanuit dat je rittenregistratie sluitend is. Ze kunnen uiteraard nog wel een controle uitvoeren.

Rij je zakelijke kilometers met je privé-auto, houd dan een sluitende kilometeradministratie bij. Ook hiervoor zijn handige apps beschikbaar, zodat je de kilometers snel invoert en het overzicht op ieder gewenst moment op kunt roepen.

Urenadministratie

Ben je IB-ondernemer, houd dan ook bij hoeveel uur jij en je eventuele partner aan de

onderneming besteden. Dat aantal is namelijk bepalend voor je recht op zelfstandigenaftrek, meewerkaftrek en (in de eerste drie jaar) de startersaftrek. Doe dit na iedere werkdag. Op die manier kost het je maar een minuutje en hoef je niet achteraf na te denken waar je de afgelopen periode hoe lang mee bezig was.

Contracten en correspondentie

Berg al je contracten (huur, telefoon, enz.) overzichtelijk op in één map. Het is aan te raden alle correspondentie met de Belastingdienst apart op te slaan. Maak bovendien aparte overzichten van je debiteuren, crediteuren, bezittingen en langlopende contracten. Koop je iets groots, vermeld dit dan op een overzicht van je investeringen met aankoopdatum, verwachte levensduur, bedrag en vindplaats van de rekening in je administratie. Maak ook een dergelijk overzicht van je contracten.

Kwartaal- en jaarcijfers

Minstens eens per kwartaal maak je de balans op. Run je een kleine onderneming en heb je geen voorraad, dan kun je alle inkomsten en uitgaven per kwartaal verzamelen en bij elkaar optellen. Aan het eind van het jaar tel je de kwartalen bij elkaar op en heb je een jaaroverzicht.

Je kunt jouw administratie echter beter snel en digitaal verwerken. Dan heb je namelijk te allen tijde inzicht in de omzet en kosten. Vooral ondernemingen die een voorraad bijhouden, doen hier goed aan. Je hebt dan altijd inzicht in de behaalde marge en kunt tijdig ingrijpen bij afwijkingen (denk aan diefstal of te royale kortingsregelingen). Door ‘bij’ te zijn met uw boekhouding, weet je bovendien welke belastingaanslagen je kunt verwachten.

Bewaartermijn

Je bent wettelijk verplicht de volgende zaken zeven jaar te bewaren:

  • Jaarrekeningen en accountantsverklaringen
  • Inkoop- en verkoopfacturen
  • Grootboek
  • Debiteuren- en crediteurenadministratie
  • Voorraadadministratie
  • In- en verkoopadministratie
  • Loonadministratie

Let op: wanneer je digitale gegevens (direct of later) afdrukt, moet je deze gegevens alsnog digitaal bewaren gedurende zeven jaar. Je mag de gegevens alleen op papier bewaren als je een zeer klei­ne administratie hebt die binnen een redelijke termijn is te controleren.

Let op: gegevens met betrekking tot personeelsleden moet je nog vijf jaar na de uitdiensttreding bewaren. Gegevens met betrekking tot onroerend goed minimaal tien jaar.

 

Meer tips om overzicht en grip te krijgen op je informatiestromen?